Úvod

Uživatelská příručka obsahuje základy, koncepty a principy práce s aplikací RollingCoin. Pro informace o konkrétních aspektech software RollingCoin si přečtěte nápovědu aplikace.

Pro seznámení se z možnostmi programu je také možné stáhnut a vyzkoušet testovací agendu nebo se nechat inspirovat, jak používat RollingCoin pro management podnikání a přípravu daňového přiznání.

Agenda

RollingCoin je pro všechny, kteří chtějí mít přehled o svých financích. Data jsou ukládána do agend, které se ukládají v úložištích. Adresáře úložišť lze nastavit ve volbách programu.

Protože finanční data jsou nadmíru citlivá, RollingCoin používá moderní způsob šifrování dat AES-256. Přestože je tato možnost volitelná, je vhodné svá data chránit silným heslem.

I když je možné data zadávat manuálně, je vhodné používat import dat z vašeho internetového bankovnictví nebo třeba z listu tabulkového procesoru. Ušetří se tím velké množství práce.

K dobrému přehledu o financích v agendě je potřeba mít dobrou strukturu dat. RollingCoin je vybaven funkcemi, které většinu práce automatizuje a vy pak budete zadávat jen to nejnutnější.

Obsah

Převody

Účty

Kategorie

Sekce

Stromová struktura

Ikony

Automatizace

Matematické výrazy

Příklady vedení finančních situací

Běžné výdaje a příjmy

Výdaje a příjmy v hotovosti

Předpřipravené převody

SIPO

Účtování mzdy

Koupě a prodej majetku

Koupě a prodej investic

Bankovní půjčka

Peněžní půjčka

Import převodů

Příklad importu výpisu z HTML tabulky

Příklad importu z PDF výpisu

Příklad importu výpisu tabulkového procesoru

Import převodů ze souboru

Závěrečná doporučení k importu dat

Statistiky

Víceuživatelský přístup

Převody

Převody peněz jsou samozřejmým základem agendy. V RollingCoin jsou převody zobrazovány v hlavním okně v záložce Převody. Zde je možné filtrovat zobrazovaný seznam a editovat převody agendy.

Účty

Převody probíhají vždy mezi dvěma účty v agendě. Účty nepředstavují jenom bankovní a kartové účty, ale obecně finanční partnery, mezi kterými probíhá výměna peněz. Zásadní vlastností účtů v agendě je jejich typ, který může být buď "Agendy" nebo "Externí". Podle nastavení typu účtů pak můžou nastat tyto situace:

Typ zdrojového účtu	Typ cílového účtu	Typ převodu
Agendy	Externí	výdej agendy
Externí	Agendy	příjem agendy
Agendy	Agendy	pouze převod
Externí	Externí	nemá opodstatnění

Příjmy a výdaje agendy tedy záleží na nastavení typu daného účtu.

Součástí výpisu převodů je i bilance, kdy je započítána transakce do bilance agendy. V případě výdaje je částka odečtena, v případě příjmu je částka přičtena a v případě převodu nemá částka na bilanci vliv.

V případě, že omezíte výpis převodů na nějaké účty, tak se omezí výpis převodů pouze na vybrané účty, a navíc se změní i výpočet bilance. Vše se nyní vztahuje jen k vybraným účtům:

Vybraný zdrojový účet	Vybraný cílový účet	Bilance
Ano	Ano	pouze převod
Ano	Ne	výdej účtů
Ne	Ano	příjem účtů
Ne	Ne	není zobrazen

Takto je možné mít k dispozici virtuální výpisy účtů, které jsou třeba už zrušené.

Kategorie

Důležitým aspektem každého převodu je jeho popis. RollingCoin používá k tomuto účelu kategorii převodu, která vystihuje obecnou povahu převodu peněz. Přiřazením kategorie k převodu tak může být převod automaticky pojmenován. Samozřejmostí je možnost pojmenovat každý převod libovolně, přestože převod zůstane ve vybrané kategorii.

Sekce

Dalším parametrem převodu je, za jakým účelem je platba provedena. Proto je k převodu přiřazena sekce, která představuje konkrétní položku zahrnutou do agendy. Přiřazení sekce umožňuje sledovat třeba rodinné výdaje, celkové náklady a příjem vlastněné nemovitosti apod.

Sekce může být navíc oceněna v průběhu času prodejními cenami, takže je možné mít přehled o vývoji hodnoty majetku.

 

Každý převod může být rozdělen do více položek kombinující kategorii a sekci, která umožňuje rozdělit platbu podle potřeby.

Vícepoložkový převod

Popis položky	Hodnota
Zdrojový účet:	Kreditní karta
Cílový účet:	Obchodní dům
Částka:	1 000,- Kč
Sekce (1):	Moje Auto
Kategorie (1):	Náhradní díl
Částka (1):	400,- Kč
Sekce (2):	Můj dům
Kategorie (2):	Zahradní příslušenství
Částka (2):	600,- Kč

Položky převodu jsou automaticky dopočítávány do celkové částky převodu.

Stromová struktura

Účty, kategorie a sekce jsou organizovány do stromové struktury, která napomáhá přehlednosti dat a umožňuje efektivněji hledat a vybírat konkrétní položky.

K výběru položky je možné použít automatického doplňování názvu zadáním jejich části a rozbalovací nabídku, kde lze položku hledat v datové hierarchii a seznamech.

Při zakládání agendy se volí předdefinované šablony struktur, kde je většina položek již zahrnuta a je pak nutné doplnit pouze osobní data jako např. kontkrétní bankovní účty apod.

Ikony

Každá položka stromové struktury je charakterizována názvem a ikonou, která zpřehledňuje zobrazovaná data. Převody peněz získávají ikonu podle kategorie první položky a stejně tak, jak mohou mít vlastní uživatelský název, mohou mít přiřazenu vlastní ikonu.

Kromě instalovaných ikon je možné použít vlastní ikony, které se ukládají do adresáře nastaveném ve volbách programu. Pro jejich editaci je vhodné použít externí editor icon (*.ico) nebo bitmapových obrázků (*.bmp apod.). Doporučená velikost pro bitmapové ikony je 96×96 pixelů.

Automatizace

Vyplňování údajů lze efektivně automatizovat. Podle jedné položky převodu se můžou automaticky doplňovat ostatní položky. K tomuto účelu slouží odkazy položek:

Název položky	Typ položky	Odkazy
Potraviny	Účet	kategorie:Potraviny a nápoje; sekce:Rodina
Škola XY	Účet	kategorie:Školné; sekce:Syn
Škola AZ	Účet	kategorie:Školné; sekce:Dcera
Bankovní vklad	Kategorie	účet:Peněženka; sekce:-

Použití odkazů lze jednorázově zamezit přidržením klávesy Ctrl při opuštění editované položky nebo nastavením vlastnosti položky.

 

V případě vytváření nových stromových položek jsou některé počáteční hodnoty (jako např. ikona) převzaty z právě vybrané položky. To lze efektivně využít a vybrat vždy podobnou položku před zadáním příkazu. Je možné položky také duplikovat. Je ale nutné dávat pozor na zkopírované možnosti rozpoznávání či poznámky!

V případě přidávání nového převodu je duplikování vhodnější. Pro nový převod pak většinou zbývá změnit datumy. Každý převod má tři data: datum převodu, datum odeslání ze zdrojového účtu a datum přijetí na cílový účet. Tato data se automaticky udržují vzestupné. To je dobré uvědomit si při duplikaci. Jestliže se duplikuje převod z historie, změní se datum převodu, podle kterého se pak změní ostatní datumy. Analogicky jestliže se duplikuje převod z budoucna, změní se datum přijetí na cílový účet. Datumy jsou automaticky doplňovány pro převody peněz z/na účty, pro které se neimportují výpisy. Typickým příkladem je peněženka, kdy jsou všechny datumy stejné.

Další možností je vytváření položek při importu na základě jejich popisu ve výpisu. Podrobnosti si přečtete v kapitole Import převodů.

V inicializačnich šablonách agendy se získává nejen vzájemné propojení položek, ale i možnost rozpoznávání významných komerčních podniků a institucí při importu dat.

Matematické výrazy

Každá částka v Agendě může být vyjádřena funkčním výrazem. Zadáte-li na prvním místě rovnítko ("="), bude se funkční výraz uchovávat. V opačném případě se funkční výraz vypočítá a funkční výraz zachován nebude.

Zachováním funkčního výrazu je možné mít přehled, jak daná částka vznikla. Například v prodejní ceně nemovitosti může být zohledněna provize realitní kanceláře, případně i jiné náklady takto:

950 000,- Kč=1000000*95%

Prodejní cena nemovitosti tak bude vycházet z odhadu tržní ceny nemovitosti (1 000 000,- Kč) a provize realitní kanceláře 5%.

Příklady vedení finančních situací

V následující části budou příklady různých finančních situací. Protože je agenda vedena jen pro osobní účely a možností je více, je možné, že budete chtít dělat věci trochu jinak. Vždy by však způsob měl mít správný výsledek z hlediska příjmů a výdajů a hodnoty sekcí v agendě.

Příklady jsou vždy řazeny sestupně podle data. V programu samozřejmě můžete sloupce řadit podle uvážení.

Běžné výdaje a příjmy

Nejčastější finanční situace jsou ty, které neovlivňují hodnotu majetku agendy. V příkladu je zjednodušený seznam převodů rodiny během jednoho měsíce, která má příjmy ze zaměstnání a používá jeden běžný účet a jednu platební kartu.

Název	Sekce	Odkud	Kam	Datum	Částka	Bilance
Splátka kreditní karty	-	Běžný účet XY	Kreditní karta XY	28.1.2015	480,-	1 120,-
Borovice	Rodinný dům	Kreditní karta XY	Hoby market	22.1.2015	-316,-	1 120,-
Potraviny a nápoje	Rodina	Kreditní karta XY	Supermarket	17.1.2015	-154,-	1 436,-
Platba nájmu	Rodina	Běžný účet XY	Pronajímatel XY	15.1.2015	-400,-	1 590,-
Příjem výplaty	Otec	Zaměstnavatel AZ	Běžný účet XY	10.1.2015	500,-	1 990,-
Příjem výplaty	Matka	Zaměstnavatel XY	Běžný účet XY	10.1.2015	500,-	1 490,-
Potraviny	Rodina	Kreditní karta XY	Pekařství	5.1.2015	-10,-	990,-
Počáteční vklad	-	Ostatní lidé	Běžný účet XY	1.1.1900	1 000,-	1 000,-

Zahrnut je počáteční vklad na účet, který je nutný pro správný výpočet zůstatku na účtu v případě, že nebude k dispozici celá jeho historie. Dále jsou zde výdaje plateb z kreditní karty, příjmy výplat a splátka kreditní karty. V případě koupě borovice je možné použít vlastní název převodu, kdy kategorie položky převodu zůstává „Vybavení zahrady“ˆ.

Jak je možné vidět, splátka kreditní karty neovlivní bilanci agendy. Je to proto, že jak bankovní účet, tak i kreditní karta jsou účty agendy a jedná se tedy pouze o  převod. Každý typ transakce je v tabulce stejně jako v aplikaci zvýrazněn barvou. Výdaje jsou červené, příjmy jsou zelné a převody zůstávají černé.

Kdyby se seznam omezil pouze na kreditní kartu, byla by bilance vztažena na „Kreditní kartu XY“ tako:

Název	Sekce	Odkud	Kam	Datum	Částka	Bilance
Splátka kreditní karty	-	Běžný účet XY	Kreditní karta XY	28.1.2015	480,-	0,-
Borovice	Rodinný dům	Kreditní karta XY	Hoby market	22.1.2015	-316,-	-480,-
Potraviny a nápoje	Rodina	Kreditní karta XY	Supermarket	17.1.2015	-154,-	-164,-
Potraviny	Rodina	Kreditní karta XY	Pekařství	5.1.2015	-10,-	-10,-

Zde je splátka již značená jako příjem, protože je vše teď vztaženo k vybranému účtu – „Kreditní kartě XY“

Výdaje a příjmy v hotovosti

Pro hotovostní operace je v agendě zaveden účet Peněženka. Používá se stejně jako jiné účty agendy, jen k němu nejsou k dispozici žádné výpisy. Je možné si schovávat účtenky, ofotit je nebo si poznamenat platbu do Vašeho mobilního telefonu a poté je zadat do agendy (na mobilní peněženku se můžete těšit v následující verzi RollingCoin).

Hotovostní platby v cizí měně

V případě platby v zahraničí v cizí měně je pro hotovostní operace vhodné zřídit si peněženku v dané měně a při výdajích používat kurz dosažený při výměně peněz nebo při výběru hotovosti z bankomatu. Platby v agendě pak budou vypadat následovně:

Název	Sekce	Odkud	Kam	Datum	Částka	Bilance
…	…	…	…	…	…	…
Stravovací služby	Já	Peněženka (EUR)	Kavárna	2.10.2016	-122,50- Kč	110 202,00- Kč
Výběr hotovosti	-	Běžný účet XY	Peněženka (EUR)	1.10.2016	2500,00- Kč	110 325,00- Kč
…	…	…	…	…	…	…

A výpis pro peněženku (zde v Eurech) takto:

Název	Sekce	Odkud	Kam	Datum	Částka	Bilance
Stravovací služby	Já	Peněženka (EUR)	Kavárna	2.10.2016	-4,90- €	95,10- €
Výběr hotovosti	-	Běžný účet XY	Peněženka (EUR)	1.10.2016	100,00- €	100,00- €

Zjednodušení hotovostních plateb

Jestliže nechcete sledovat hotovostní výdaje dopodrobna, je možné si zjednodušit výdaje v hotovosti tak, že ke každému výběru z bankomatu se přidá výdej ve stejné částce nebo podle zbytku hotovosti v peněžence např. takto:

Název	Sekce	Odkud	Kam	Datum	Částka	Bilance
…	…	…	…	…	…	…
Ostatní spotřební zboží	Já	Peněženka	Ostatní obchody	2.3.2016	-100,-	121 100,-
Výběry hotovosti	-	Běžný účet XY	Peněženka	2.3.2016	100,-	121 200,-
…	…	…	…	…	…	…

Předpřipravené převody

V některých případech je vhodné připravit převod před jeho importováním. Například když zaplatíte platební kartou více druhů zboží a chcete platbu rozdělit na více položek. Potom je možné zadat převod dopředu a při importu kartového výpisu se platba propojí z dříve zadanou. Takový převod by mohl vypadat takto:

Popis položky	Hodnota
Datum:	1.8.2016
Odkud:
Účet:	Kreditní karta XY
Částka:	1 003,- Kč
Datum převodu:	(nezadáno)
Kam:
Účet:	Oděvy
Částka:	1 003,- Kč
Datum převodu:	(nezadáno)
Položky:
Sekce (1):	Já
Kategorie (1):	Oblečení
Částka (1):	400,- Kč
Sekce (2):	Já
Kategorie (2):	Obuv
Částka (2):	603,- Kč

Důležité je nezadat datum převodů odeslání a připsání pro účty a vyplnit pouze datum nákupu. Při importu výpisu kreditní karty se pak tento předpřipravený převod spáruje s importovaným podle datumu, částky a účtu.

SIPO

Velice často je k placení služeb používáno SIPO, kde si dodavatelé automaticky strhávají platby podle identifikačního čísla plátce. Přestože to tak nemusí být zřejmé, funguje SIPO jako účet, na který se automaticky strhává částka z nějakého běžného účtu, a z něho se pak platí dodavatelům. Pro tento účel je vhodné zřídit účet agendy „SIPO“ a jako alias zvolit spojovací číslo plátce (např. „*1234567890*“). Virtuální výpis pro tento účet by mohl vypadat takto:

Název	Sekce	Odkud	Kam	Datum	Částka	Bilance
…	…	…	…	…	…	…
Elektřina	Rodina	SIPO	Energetické společnosti	15.5.2016	-2 540,-	0,-
TV příjem	Rodina	SIPO	Vysílací společnosti	15.5.2016	-135,-	2 540,-
Příjem rádia	Rodina	SIPO	Vysílací společnosti	15.5.2016	-45,-	2 675,-
Bankovnbí převody	-	Běžný účet XY	SIPO	15.5.2016	2 720,-	2 720,-
Elektřina	Rodina	SIPO	Energetické společnosti	15.4.2016	-2 540,-	0,-
TV příjem	Rodina	SIPO	Vysílací společnosti	15.4.2016	-135,-	2 540,-
Příjem rádia	Rodina	SIPO	Vysílací společnosti	15.4.2016	-45,-	2 675,-
Bankovnbí převody	-	Běžný účet XY	SIPO	15.4.2016	2 720,-	2 720,-
…	…	…	…	…	…	…

Výpis agendy by se lišil pouze tím, že by platby z běžného účtu nebyly příjmy, ale pouze převody mezi účty agendy a bilance by se vztahovala k celé agendě.

Účet se bude podle identifikačního čísla rozpoznávat při importu výpisu běžného účtu, o odchozí platby se ale musíme postrat sami. Je to však velice snadné. Při obdržení výpisu SIPO vybereme pomocí myši a tlačítek SHIFT/CTRL již zadané platby z předchozího období a duplikujeme je. Potom všem najednou změníme měsíc u datumu převodu a všechny ostatní datumy se přenastaví automaticky. U plateb, které nemají stejné částky, je potom upravíme.

Účtování mzdy

Mzdu je možné účtovat jednoduše rozpoznáváním externí účtu zaměstnavatele a přiřazením odkazů kategorie tohoto účtu na „Mzda“ a odkazu sekce na konkrétní osobu v agendě. Takto zavedený účet zaměstnavatele s aliasem odvozeným z jeho čísla bankovního účtu bude zaručovat korektní automatické zaúčtování mzdy při importu.

Název	Sekce	Odkud	Kam	Datum	Částka	Bilance
…	…	…	…	…	…	…
Mzda	Osoba XY	Zaměstnavatel XY	Běžný účet XY	14.2.2017	20 823,75-	…
…	…	…	…	…	…	…

Pro vedení přehledu o položkách mzdy je možné vytvořit zaměstnanecký účet agendy. Logicky je vhodné jej umístit jako podřazený účet zaměstnavatele:

• Zaměstnavatelé
  Účty zaměstnavatelů
• Zaměstnavatel XY
  Oficiální název, adresa…
• XY Zaměstnanecký účet
  Zaměstnanecký účet používaný pro rozpis položek mzdy

Vytvoří se převody podle položek přehledu výplaty. Do příjmů zaměstnaneckého účtu bude patřit hrubá mzda. Do výdajů daň z příjmu, sociální, zdravotní pojištění atp. Aby se správně importoval příjem čisté mzdy, nastaví se aliasy a odkazy účtu zaměstnavatele do zaměstnaneckého účtu, jen připsání mzdy na běžný účet už nebude mít kategorii „Mzda“, ale „Bankovní převod“. Výpis zaměstnaneckého účtu by pak mohl vypadat takto:

Název	Sekce	Odkud	Kam	Datum	Částka	Bilance
…	…	…	…	…	…	…
Bankovní převody	Osoba XY	XY Zaměstnanecký účet	Běžný účet XY	14.2.2017	-20 823,75-	0,-
Daň z příjmů FO ze závislé činnosti	Osoba XY	XY Zaměstnanecký účet	Finanční úřad	7.2.2017	-3 401,25-	20 823,75-
Sociální pojištění zaměstnanců	Osoba XY	XY Zaměstnanecký účet	ČSSZ	7.2.2017	-1 770,00-	24 225,00-
Veřejné zdravotní pojištění	Osoba XY	XY Zaměstnanecký účet	Veřejné zdravotní pojišťovny	7.2.2017	-1 225,00-	25 995,00-
Mzda	Osoba XY	Zaměstnavatel XY	XY Zaměstnanecký účet	7.2.2017	27 220,00-	27 220,00-
…	…	…	…	…	…	…

Příjmy čisté mzdy na běžný účet budou doplňovány automaticky při importu výpisů běžného účtu. Položky mzdy se pak opakovaně snadno vytvoří jejich duplikováním a nastavením aktuálního datumu všem převodům v Panelu vlastností najednou. Nakonec se postupně změní částky na aktuální hodnoty.

Koupě a prodej majetku

Jestliže se kupuje něco, co není čistě spotřební zboží, není výdej peněz pouze výdej agendy, ale může být pro agendu naopak finančním přínosem. Typickým příkladem je koupě nemovitosti, která může během času měnit hodnotu podle situace na trhu. Převody vztažené k „Nemovitosti XY“ by mohly vypadat takto:

Název	Sekce	Odkud	Kam	Datum	Částka	Bilance
Provize realitní kanceláři	Nemovitost XY	Běžný účet XY	Ostatní komerční podniky	26.3.2016	-55 000,-	43 000,-
Prodej nemovitosti	Nemovitost XY	Ostatní lidé	Běžný účet XY	25.3.2016	1 100 000,-	98 000,-
Daň z nemovitosti	Nemovitost XY	Běžný účet XY	Stát	1.1.2015	-1 000,-	-1 002 000,-
Daň z nemovitosti	Nemovitost XY	Běžný účet XY	Stát	1.1.2014	-1 000,-	-1 001 000,-
Nákup nemovitosti	Nemovitost XY	Běžný účet XY	Ostatní lidé	28.4.2013	-1 000 000,-	-1 000 000,-

Je vidět, že z hlediska finančních prostředků je koupě nemovitosti náklad jako každý jiný, ale nakonec byla transakce výdělečná. K tomuto účelu je možné k sekci přiřadit prodejní ceny. Jestliže nebudete sledovat tržní cenu nemovitosti v čase tak jednoduše takto:

Datum	Cena
28.4.2013	950 000,- Kč=1000000*95%
24.3.2016	1 045 000,- Kč=1100000*95%
25.3.2013	0,- Kč

Přestože nastavením prodejní ceny se neovlivní výdaje a příjmy peněz agendy, ve statistikách bude tato skutečnost zohledněna a dojde ke zvýšení hodnoty majetku agendy. Aby byla správně počítána statistika agendy, je důležité ukončit prodejní ceny nulovou položkou v den prodeje, nastavit prodejní cenu den před prodejem a sjednotit datum převodu přijaté prodejní ceny s datumem prodeje. Způsob výpočtu ceny mezi datumy lze nastavit na lineární nebo nespojité hodnoty. V prvním případě bude mít nemovitost 23. 3. 2016 cenu sekce téměř shodnou jako 24. 3. 2016, zatímco ve druhém případě stejnou jako 28. 4. 2013.

Koupě a prodej investic

Pro nákup a prodej investic, kdy se kupuje určité množství akcií, podílů investičního fondu nebo třeba i při investici do cizí měny, je vhodné použít sekci typu investice, která umožňuje evidovat tržní cenu nějakého majetku vztaženou k jeho množství. Cena sekce se v čase vypočítává automaticky a není potřeba složitě vyčíslovat změnu ceny sekce na základě kurzu během prodeje jako u majetkové sekce. Zde je možný vývoj situace, jak se zobrazuje v převodech pro konkrétní sekci (Akcie XY):

Název	Sekce	Odkud	Kam	Datum	Částka	Bilance
Prodej akcií	Akcie XY	Makléři	Běžný účet XY	13.10.2015	19 800,-	-800,-
Prodej akcií	Akcie XY	Makléři	Běžný účet XY	15.9.2015	19 500,-	-20 600,-
Nákup akcií, Poplatek za nákup akcií	Akcie XY (2x)	Běžný účet XY	Makléři	12.5.2015	-10 200,-	-40 100,-
Nákup akcií, Poplatek za nákup akcií	Akcie XY (2x)	Běžný účet XY	Makléři	6.4.2015	-9 800,-	-29 900,-
Nákup akcií, Poplatek za nákup akcií	Akcie XY (2x)	Běžný účet XY	Makléři	7.3.2015	-10 100,-	-20 100,-
Nákup akcií, Poplatek za nákup akcií	Akcie XY (2x)	Běžný účet XY	Makléři	5.2.2015	-10 000,-	-10 000,-

Proběhli čtyři nákupy deseti akcií „Akcie XY“, které pak po čase byly ve dvou transakcích prodány po dvou polovinách. Poplatky na koupi akcií (1%) je zahrnut v převodu takto:

Popis položky	Hodnota
Zdrojový účet:	Běžný účet XY
Cílový účet:	Makléři
Částka:	10 000,- Kč
Částka (1):	9900,- Kč
Kategorie (1):	Nákup akcíí
Sekce (1):	Akcie XY
Částka (2):	100,- Kč=10000*1%
Kategorie (2):	Poplatek za nákup akcií
Sekce (2):	Akcie XY

Ceny a množství investiční sekce „Akcie XY“ se pak nastaví takto:

.

Datum	Cena	Množství	Změna množství	Jednotková cena
5.2.2015	990*10*99%=9 801,00 Kč	10,000	10,000	980,10 Kč
7.3.2015	999,9*20*99%=19 798,02- Kč	20,000	10,000	989,901 Kč
6.4.2015	970,2*30*99%=28 814,94- Kč	30,000	10,000	960,498 Kč
12.5.2015	1009,8*40*99%=39 988,08- Kč	40,000	10,000	999,702 Kč
1.6.2015	1018,4*40*99%=40 328,64- Kč	40,000		1008,216 Kč
1.7.2015	1006,2*40*99%=39 845,52- Kč	40,000		996,138 Kč
1.8.2015	990,7*40*99%=40 328,64- Kč	40,000		1008,216 Kč
15.9.2015	20*984,84*99%=19 500,- Kč	20,000	-20,000	975,00 Kč
13.10.2015	20*1000*99%=19 800,- Kč	0,000	-20,000	990,00 Kč

Při koupi investice se zapíše do jejich ceny aktuální prodejní cena a jejich množství. Při dokupování nebo prodeji části investice je možné využít položky změna množství a jednotkovou cenu. Při prodeji veškerého množství investice se do ceny zadá prodejní cena a do množství se zapíše 0. Každá položka tabulky je vždy automaticky přepočítávána stejně jako ceny investiční sekce mezi zadanými datumy, kdy se využívá aktuální množství společně s lineárně vypočítanou jednotkovou cenou.

Jak je vidět, v tomto případě se investice moc nepovedla a z výpisu je jasné, že agenda utrpěla s „Akcií XY“ 800,- Kč ztrátu.

Bankovní půjčka

Bankovní půjčky, jako jsou například hypotéka nebo spotřebitelský úvěr, probíhá na úvěrovém účtu a jsou k ní většinou k dispozici výpisy účtů. Příklad převodů pro „Úvěrový účet XY“ může vypadat takto:

Název	Sekce	Odkud	Kam	Datum	Částka	Bilance
…	…	…	…	…	…	…
Splátka úvěru	Automobil XY	Běžný účet XY	Úvěrový účet XY	1.2.2015	2 800,-	-98 033,-
Úroku z úvěru	Automobil XY	Úvěrový účet XY	Leasingová společnost	31.1.2015	-833,-	-100 833,-
Pořízení automobilu	Automobil XY	Úvěrový účet XY	Prodejci automobilů	5.1.2015	-100 000,-	-100 000,-

V příkladu je zobrazen počátek úvěru na nákup automobilu, který nejprve slouží pro jeho pořízení a pak se odepisují úroky a připisují splátky. V případě, že je plánován budoucí prodej automobilu, je možné nastavit jeho prodejní ceny a ve statistikách sledovat ztrátu hodnoty, náklady na pořízení, údržbu, palivo atd.

Peněžní půjčka

V případě peněžní půjčky se musí postupovat jinak. Když nám (skvělý) přítel půjčí (bezúročně) peníze, tak nikdo zcela jistě nezbohatne, i když je k dispozici více peněz. K tomuto účelu se zřídí sekce „Půjčka XY“. Výpis pro ni vypadá takto:

Název	Sekce	Odkud	Kam	Datum	Částka	Bilance
Splátka půjčky	Půjčka XY	Běžný účet XY	Kamarád XY	31.1.2015	-100 000,-	0,-
Příjem půjčky	Půjčka XY	Kamarád XY	Běžný účet XY	1.2.2014	100 000,-	100 000,-

Pro půjčku se pak nastaví cena následovně:

Datum	Cena
1.2.2014	-100 000,-
30.1.2015	-100 000,-
31.1.2015	0,- Kč

V tomto případě je možnost použití nespojité hodnoty sekce naprosto v pořádku. Nemusí se pak zadávat hodnota k 30. 1. 2015.

Takto zaevidovaná půjčka se dobře zobrazuje ve statistice i v bilanci převodů.

Import převodů

Nejefektivnější způsob, jak zadat data do agendy je importovat je z externích zdrojů. Je možné importovat jak výpisy z účtů, tak i zápisy v tabulkových procesorech. Pro import je nutná částka a datum převodu. Je vhodné použít systémovou schránku (clipboard) případně textový soubor (*.csv apod.). V případě importu HTML z internetového bankovnictví může nastat problém, když v něm není použito HTML tabulek. V takovém případě vyexportujte převody do souboru a importujte data ze souboru.

Pro import slouží průvodní dialog, v němž je možné připravit data, rozpoznat data a nakonec je zkontrolovat a importovat.

Při rozpoznávání účtů, sekcí a kategorií se používají tzv. aliasy. Alias je text, ve kterém se nerozlišují malá a velká písmena, se zástupnými znaky podobně, jak je možné vyhledávat soubory ve složkách.

Zástupný znak	Význam
*	libovolný text
?	libovolný znak

Při rozpoznávání se každý řádek výpisu porovnává s aliasy účtů, sekcí a  kategorií. Nejdelší alias pak určí příslušnou vlastnost převodu. Všechny rozpoznané položky pak mohou odkazovat na ostatní typy položek odkazy, jak bylo popsáno v Automatizaci.

Příklady aliasů:

Popis	Klíčový text	Alias
Bankovní účet	123456789/050	*123456789*050*
Bankovní účet 2	432198765/040	*432198765*040*
Obchod s potravinami	Supermarket	*supermarket*
Ubytování	Hotel	*hotel*
Implicitní položka		*

Při volbě aliasů je potřeba zvážit dva protichůdné požadavky: univerzálnost a jednoznačnost. To znamená, že optimální alias by měl VŽDY určit SPRÁVNOU položku a zároveň NIKDY neurčit ŠPATNOU položku. Toho však nelze prakticky dosáhnout, a proto mohou mít položky více aliasů. V případě supermarketu v tabulce by tak vhodnější alias byl „*superm*“, který by byl připraven na zkrácené tvary tohoto slova ve výpisech. Samozřejmě ale může nastat problém, když Vám bude peníze posílat „Superman“ a svoje jméno uvede v poznámce bankovního převodu. Protože „Superman“ bude mít ale alias „*superman*“ případně číslo jeho účtu, tak se díky jeho delšímu aliasu rozpozná správně právě on. Nicméně, tento transfer musí být alespoň jednou detekován, když jsou kontrolovány importované přenosy a je nutné Supermanovi přidat aliasy.

V úvodu importu je nutné určit případný účet, ke kterému je výpis importován a zdroj dat. Jestliže se vybere importovaný účet v záložce účtů, tak se při příkazu importu tento účet automaticky nastaví a zohlední se naposledy uložené volby importu. Jestliže se ve schránce systému nachází vhodná data, tak se automaticky začnou importovat data ze schránky.

Pro import je potřeba připravit data tak, aby jeden převod byl v jedné řádce textu a obsahoval minimálně dvě položky: datum a částku. K tomuto účelu lze využít hledání a nahrazování textu, slučování řádků apod.

Importovaný text je implicitně automaticky analyzován. Tuto funkci lze v případě chybné analýzy vypnout a nastavit parametry importu manuálně. Po ruční editaci textu se automatická analýza nespustí a je nutné spustit ji znovu příkazem Předzpracování textu (). Správnost nastavení rozpoznávání je vhodné zkontrolovat v „Informaci o výběru“ v  Panelu vlastností.

Když je text připraven k importu, zmáčkne se tlačítko další. Začne probíhat rozpoznávání a začnou se vypisovat případné chyby. Jestliže rozpoznávání proběhne bez problémů, tak se automaticky pokračuje na kontrolu importovaných převodů. Pokud nastaly chyby, zůstane výpis zobrazen a je možné zkontrolovat, jestli nedošlo k chybnému rozpoznávání na nějakém platném řádku výpisu. Jestliže je tomu tak, pak je nutné vrátit se zpět a upravit nastavení rozpoznávání. V opačném případě je možné pokračovat dále.

Po rozpoznání je vhodné před importem zkontrolovat všechny převody. U jednotlivých převodů jsou zobrazeny statusy:

Status	Význam
Výchozí	Převod u kterého alespoň jeden z parametrů nebyl rozpoznán víceznakým aliasem (mimo „*“).
Rozpoznané	Převod byl rozpoznán ve všech parametrech víceznakým aliasem.
Propojené	Převod byl propojen a doplnil již importovaný převod. (například převod mezi bankovními účty agendy)
Změněné	Převod byl po rozpoznávání změněn. Změněné položky se dále nebudou aktualizovat po přidání nových aliasů.

Zkontrolovat se musí hlavně převody se statusem „Výchozí“. Zde je možné najít pravidelné platby, pro které se může doplnit alias do existujících nebo nových účtů, kategorií a/nebo sekcí. V editační liště dialogu se zobrazuje v případě výběru jednoho převodu zdrojový řádek. Při výběru více převodů řádek obsahuje průnik všech řádků převodů. V lište lze pak vybrat klíčový text a zadat příkaz „Přidat alias“ a v následujícím dialogu nastavit volby přidání aliasu.

Při rozpoznávání nejsou vždy automaticky doplňovány datumy pro účty, pro které se neimportují výpisy. Automaticky se však doplní po potvrzení importu. Není tak potřeba je doplňovat ručně.

Úpravy převodů by se měli během importu omezit na nutné minimum a případné úpravy dělat až u importovaných převodů. K tomu účelu je možné použít příkaz „Pozdější kontrola“ v rozšířené nabídce vlastností, kdy se zkopíruje zdrojový řádek převodu do poznámky a jako ikona se nastaví otazník.

Příklad importu výpisu z HTML tabulky

Příklad HTML tabulky v internetovém bankovnictví „Bankovního účtu XY“ může vypadat například takto:

Datum	Protiúčet	Částka	Poznámka
3.1.2015	123456789/111	2 350,- Kč
5.1.2015	SupermLuck	-55,- Kč	platba kartou
10.1.2015	987654321/121	-1 500,- Kč
11.1.2015	MasterSh	-46,- Kč	platba kartou
13.1.2015	SupermLuck	-74,- Kč	platba kartou

Pro import převodů z tabulky se nejprve označí a zkopíruje se do systémové schránky (clipboardu). Následně se vybere účet v záložce „Účty“ a příkazem „Importovat převody…“ se spustí průvodní dialog. V úvodu se zkontroluje, zda se zkopírovala ze systémové schránky správná data. Vybere se řádek s převodem z výpisu a zkontroluje se, jestli se rozpoznává správně. Jestliže tomu tak je, pak se zmáčkne tlačítko „Další“, jinak se zkontroluje a upraví nastavení rozpoznávání. Následně proběhne rozpoznávání, a protože nenastal žádný problém přejde se automaticky na část kontroly. Výpis rozeznaných převodů by pak mohl vypadat takto:

Název	Sekce	Od	Odesláno	Odeslaná částka	Do	Přijato	Přijatá částka	Status
Potraviny a nápoje	Rodina	Bankovní účet XY	13.1.2015	74,-	Potraviny	13.1.2015	74,-	Rozpoznané
Převody	–	Bankovní účet XY	11.1.2015	46,-	Ostatní komerční podniky		46,-	Výchozí
Bankovní převod	–	Bankovní účet XY	10.1.2015	1 500,-	Spořicí účet XY	11.1.2015	1 500,-	Propojené
Potraviny a nápoje	Rodina	Bankovní účet XY	5.1.2015	55,-	Potraviny	5.1.2015	55,-	Rozpoznané
Příjem výplaty	Matka	Zaměst-navatel XY	3.1.2015	2 350,-	Bankovní účet XY	3.1.2015	2 350,-	Rozpoznané

V příkladu se správně rozpoznaly všechny převody až na jeden, který se předtím nikdy neidentifikoval a je označen jako „Výchozí“.

Agenda totiž zná alias „*Superm*“, který identifikuje supermarkety. Zná také číslo účtu matčina zaměstnavatele a propojil dříve importovaný převod spořícího účtu.

Výchozí převod se tedy vybere v seznamu a  ve zdrojovém řádku se označí klíčové slovo, které identifikuje tento typ převodu. Je známo, že popis v platbě debetní kartou MastrSh je zkratkou obchodníka Master Shop, který prodává klobouky. Pro vybraný text „MastrSh“ se zmáčkne tlačítko „Přidat alias“. V dialogu se pak zadá přidání aliasu do účtu „Oděvy“. Po novém rozpoznávání převodů vypadá položka importovaného převodu takto:

Název	Sekce	Od	Odesláno	Odeslaná částka	Do	Přijato	Přijatá částka	Status
Oblečení	–	Bankovní účet XY	11.1.2015	46,-	Oděvy		46,-	Výchozí

Je vidět, že se rozpoznání vylepšilo, ale je třeba dále položku doplnit, protože není dostatečně rozpoznána sekce převodu. V tomto případě si klobouk koupil otec, takže jako sekci se doplní právě on a jako vlastní název převodu se zvolí třeba: „Fešný hnědý klobouk“.

Nyní již nic nebrání zmáčknout tlačítko „Import“ pro import převodů do agendy.

Příklad importu z PDF výpisu

Při vkládání převodů z PDF souboru se otevře v editoru nebo prohlížeči PDF souborů. Vybere se text s převody a zvolí se „Kopírovat jako tabulku“ je-li tato volba k dispozici (pravé tlačítko myši), jinak se text prostě zkopíruje. Tabulka vložená ze systémové schránky by mohla vypadat takto:

  5.12.2015   Výběr z bankomatu    2 000,-               18 000,-
              ATM 156
  7.12.2015   Platba kartou        1 050,-               17 950,-
              SupermLuck
  9.12.2015   Bankovní převod                 2 350,-    20 300,-
              123456789/111

V tomto výpise je jeden převod rozdělen do více řádků, zde vždy do dvou řádků. Použije se tedy  příkaz sjednotit řádky s volbou sjednotit odsazené řádky. Výsledek bude vypadat takto:

  5.12.2015   Výběr z bankomatu - ATM 156        2 000,-              18 000,-
  7.12.2015   Platba kartou - SupermLuck         1 050,-              17 950,-
  9.12.2015   Bankovní převod - 123456789/111              2 350,-    20 300,-

Takovýto výpis upravený na jednořádkový lze již správně importovat. Oproti předchozímu příkladu jsou ve výpisu použity dva sloupce s  částkami pro výdaje a příjmy. Ve vlastnostech rozpoznávání se musí správně nastavit oba sloupce s částkami a určit typ částky druhého sloupce.

V případě, že importujete účet, kde se objevují záporné hodnoty bilance, analýza vybere automaticky jako sloupec s částkou pravě bilanci, protože dává přednost sloupci se zápornými hodnotami. Nejjednodušeji lze tento problém vyřešit vymazáním sloupce bilancí tlačítkem „Odstranit sloupce“ ().

Výsledek rozpoznávání pak bude následující:

Název	Sekce	Od	Odesláno	Odeslaná částka	Do	Přijato	Přijatá částka	Status
Příjem výplaty	Matka	Zaměst-navatel XY	9.12.2015	2 350,-	Bankovní účet XY	9.12.2015	2 350,-	Rozpoz-nané
Potraviny a nápoje	Rodina	Bankovní účet XY	7.12.2015	1 050,-	Potraviny	7.12.2015	1 050,-	Rozpoz-nané
Výběr hotovosti	–	Bankovní účet XY	5.12.2015	2 000,-	Peněženka	5.12.2015	2 000,-	Rozpoz-nané

Příklad importu výpisu tabulkového procesoru

Jestliže je veden přehled výdajů v tabulkovém procesoru může zápis výdajů vypadat následovně:

Datum	Jídlo	Drogerie
1.4.2015	55,-
2.4.2015	42,-
6.4.2015		99,-
6.4.2015	28,-

Tabulka se zkopíruje do systémové schránky. Pro výběr účtu je důležité z jakého zdroje se prováděli platby. Jestliže je to jen jedna platební karta nebo hotovost je volba zřejmá. Pro výdaje v hotovosti za jídlo se importuje pro účet „Peněženka“.

Import se provede pro každý sloupec zvlášť. Vymažou se sloupce mimo plateb za jídlo a  nastaví se výchozí protiúčet na „Potraviny“, výchozí sekce například „Rodina“ a výchozí kategorie na „Potraviny a nápoje“. Důležité je nastavit volbu „Změnit znaménka částek“ ve vlastnostech importu, aby se kladná čísla neinterpretovala jako příjem účtu, ale jako výdej.

Po importu nákladů na jídlo se analogicky postupuje i pro drogerii. Vymažou se sloupce mimo náklady na drogerii, výchozí účet se nastaví na „Drogerie“ stejně jako výchozí kategorii.

Jestliže platby probíhaly v hotovosti a současně z platebních karet, pro které se importují výpisy, je možné odstranit duplicitní data z kartových výpisů. V tabulce pak zůstanou jen platby v hotovosti.

Import převodů ze souboru

Při importu převodů souboru platí stejná pravidla jako pro import převodů ze systémové schránky. Pouze se jako zdroj importovaných dat zvolí „Importovat soubor…“ a vybere se konkrétní soubor importovaných dat. Pro každý účet je možné zvolit jiný typ souboru. Obecně je nejlépe zvolit typ souboru *.CSV.

Závěrečná doporučení k importu dat

Jestliže se rozhodnete importovat výpisy do historie, rozdělte si historii na kratší úseky, podle počtu položek v převodu. Nejlepší kontrola importovaných dat je ta, že zůstatky na všech účtech odpovídají skutečnosti. Až budou odpovídat všechny zůstatky na všech účtech od určitého data, doplňujte výpisy do dřívější historie a aktualizujte počáteční zůsatek účtů. Je možné tak postupovat podle uvážení třeba po čtvrtletích, po letech apod.

Statistiky

Jestliže je agenda vedena správně, poskytne přehled o finančních výsledcích agendy. Na rozdíl od přehledu převodů může zahrnovat prodejní ceny sekcí a  zobrazovat výsledky třeba všech položek v agendě najednou, v časových úsecích, v  grafu…

Je zde možné kontrolovat výdaje a příjmy jednotlivých položek v agendě, stejně jako náklady a příjmy z vlastnictví pasiv a aktiv.

Víceuživatelský přístup

Každá agenda poskytuje možnost víceuživatelského přístupu. Jestliže se o přístup nechcete starat, nechte implicitní výběr struktury uživatelů s administrátorem pojmenovaným „*“, který budete kdykoliv později moci zase upravit na víceuživatelský přístup.

Jinak může mít libovolný počet uživatelů nastaveny vlastní přístupová práva. Administrátor agendy pak může volit, kdo bude moci agendu měnit a kdo třeba jen prohlížet.