Icon Daňová evidence

Přestože není RollingCoin oficiálně registrovaný daňový program, je možné jeho efektivitu využívat i pro přípravu daňového přiznání a mít tak přehled o osobních nebo rodinných financích společně s daňovou evidencípřehledem o podnikání na jednom místě.

Tento článek obsahuje příklad pro používání RollingCoin k vedení daňové evidence. Obecnější návod na používání programu získáte v uživatelské příručce a nápovědě programu. Naopak vás tento příklad může inspirovat k řešení jiných ekonomických eventualit.

Obsah

  • Struktury
  • Účty
  • Sekce
  • Kategorie
  • Vydané a přijaté faktury
  • Závěrka daňové evidence
  • Výkaz o majetku a závazcích
  • Výkaz příjmů a výdajů
  • Zdravotní a sociální pojištění
  • DPH
  • Management podnikání
  • Přehled projektů
  • Přehled příjmů
  • Přehled výdajů
  • Zaměstnanci
  • Přehledové tabulky
  • Struktury

    Aby bylo možné vykazovat finančnímu úřadu přehled o výdajích a příjmech vytvoří se struktura sekcí, účtů a kategorií tak, aby bylo možné filtrovat platby podle jednotlivých položek v daňových přiznáních.

    Účty

    Sekce

    Kategorie

    Všimněte si, že zatímco nové položky sekcí a účtů jsou názvem spjaty s názvem živnosti, nové položky kategorií jsou obecné a můžou mít účinnost pro více živností.

    Pro nové sekce, účty a kategorie je možné zadat aliasy rovnou nebo je možné je vytvářet až při importu převodů. RollingCoin pak bude příště automaticky přiřazovat do správných položek všechny vaše pravidelné platby a neznámé umožní správně rozpoznávat.

    Pro zadávání je vhodné zadat propojení, kdy vyplněním jedné položky se automaticky doplní i druhá. Typický příklad je DPH, kde je vhodné sekce „ŽX Příjem DPH“ a „ŽX Výdej DPH“ propojit s kategorií „DPH“. Při rozpisu převodu pro DPH se pak zadá jen sekce a kategorie DPH se doplní automaticky. Obdobně je třeba možné sekci „ŽX příjmy“ propojit s kategorií „Prodej zboží“.

    Bankovní účty používané pro živnost se vytvoří stejně jako jakékoli jiné bankovní účty. V případě, že je používáno více účtů je možné snadno vytvořit jejich adresář. Pro sledování výdajů v hotovosti se vytvoří podnikatelská peněženka - pokladna. Jestliže není osobní a podnikatelská hotovost striktně oddělena, dá se zařadit do struktury pod běžnou peněženku. Bude tak možné snadno vygenerovat virtuální výpis vaši pokladny. Pokladna by se také měla pohybovat v kladných číslech, které je možné udržovat výběry z podnikatelského účtu a případně redukovat následným převodem do osobní peněženky.

    Alternativně se můžou vložit všechny účty a pokladny jedné živnosti do jednoho adresáře.

    Strukturu sekcí je možné založit do složky podnikání nebo pod nějakou konkrétní osobou. V příkladě je vytvořena minimalistická struktura sekcí. V dalších částech článku bude ukázáno, jak používat sekce k managementu podnikání.

    kategoriích se rozvine položka zisk a výdaje, do kterých se vloží položky související s podnikáním, které se využijí pro daňové přiznání. Ty je pak možné dále rozvíjet podle toho, jak je potřebné analyzovat podnikání.

    Vydané a přijaté faktury

    Pro vedení pohledávek a závazků se využijí předpřipravené platby, které lze pro účty s výpisy používat. Jestliže se vydá faktura zavede se platba takto:

    Popis položky Hodnota
    Datum převodu: 1.8.2016
    Odkud:
      Účet: Ostatní komerční podniky (nebo účet zákazníka)
      Částka: 1 210,- Kč
      Datum: (nezadáno)
    Kam:
      Účet: ŽX Běžný účet
      Částka: 1 210,- Kč
      Datum: (nezadáno)
    Položky:
      Sekce (1): ŽX příjmy
      Kategorie (1): Prodej výrobků a služeb
      Částka (1): 1 000,- Kč
      Sekce (2): ŽX Příjem DPH
      Kategorie (2): DPH
      Částka (2): 210,- Kč=1000*21%

    Pro přijaté faktury se pak zadá platba takto:

    Popis položky Hodnota
    Datum převodu: 1.8.2016
    Odkud:
      Účet: ŽX Běžný účet
      Částka: 1 210,- Kč
      Datum: (nezadáno)
    Kam:
      Účet: Ostatní komerční podniky (nebo účet dodavatele)
      Částka: 1 210,- Kč
      Datum: (nezadáno)
    Položky:
      Sekce (1): ŽX výdaje
      Kategorie (1): Ostatní služby
      Částka (1): 1 000,- Kč
      Sekce (2): ŽX Výdej DPH
      Kategorie (2): DPH
      Částka (2): 210,- Kč

    Datum převodu bude v tomto případě datum vystavení faktury. Při importu převodů se platba spáruje s předpřipravenou platbou a automaticky se doplní datumy účtů. Protože je doba splatnosti při fakturaci delší než při platbě platební kartou, je nutné při importu podnikatelského účtu nastavit položku „Obsah/Účty/Maximum dní převodu“ na vyšší počet dní.

    V případě, že je období ve filtru nastaveno na „Podle účtu“ budou se nezaplacené platby při sestupném řazení podle datumu zobrazovat úplně nahoře a je tak možné mít přehled o závazcích a pohledávkách na první pohled.

    Závěrka daňové evidence

    Jestliže je potřeba vytvořit závěrku daňové evidence pro finanční úřad, je nutné nejdřív zkontrolovat správnost zadaných převodů týkajících se podnikatelských účtů a pokladen včetně ověření správnosti zůstatků na účtu. Poté je možné přejít na záložku převody a nastavováním filtru vyčíst podklady pro daňové přiznání.

    Prvně se provede základní nastavení filtru. Využije se nabídka filtru panelu vlastností ƒ„Všechny převody“ pro vyčištění filtru. Potom se omezí období ve filtru na konkrétní daňové období a nastaví se použití podle datumu účtu. Pro rok 2018 to bude od 1.1.2018 do 1.1.2019.

    Všechny nastavení filtru pro položky daňového přiznání je možné najít v přehledných tabulkách na konci tohoto článku.

    Výkaz o majetku a závazcích

    Částky této části přehledu závěrky daňové evidence jsou rozděleny na částky na začátku a konci období. Tyto částky se vyčtou v položkách „Seznam/Shrnutí/Předchozí bilance“ respektive „Seznam/Shrnutí/Konečný zůstatek“.

    Položky závěrky daňové evidence zásoby, opravné položky a rezervy nejsou podrobně rozebrány, protože jsou používané raritně a po pochopení zásad nebude obtížné je do daňového přiznání realizovat.

    Dlouhodobý hmotný majetek a nehmotný majetek

    Prodejní ceny sekcí neznamenají to stejné co částky odepsané z daní pořízeného dlouhodobého majetku v podnikání. Evidovat majetek, který si drží hodnotu má ale smysl i pro podnikání a je tak možné využít strukturu sekcí k evidenci majetku. Tabulku daňových odpisů je možné uchovávat v poznámce ke každé majetkové sekci a vyplnit podle nich stav odpisů pro začátek a konec období.

    Položku sekcí „ŽX HIM“ lze rozvinout například takto:

    Protože nákup majetku odepisovaného více daňových období není režijní náklad a je nutné je evidovat v oddělené sekci (ŽX Nákup HIM), není nákup zohledněn pro konkrétní sekci ve statistikách. Toto je možné změnit pro sekce v obdobích, které již nemohou být daňovým úřadem kontrolovány a změnit sekci „ŽX Nákup HIM“ na konkrétní HIM (např. „ŽX Automobil 1“).

    Peněžní prostředky v hotovosti

    Pro získání stavu hotovosti na začátku a konci daňového období se omezí filtr převodů na „ŽX Pokladna…“ (Seznam/Filtr/Účty) a přidají se všechny ostatní účty spojené s hotovostními operacemi pro živnost (např. soukromé platební karty). Sekce se omezí na „Živnost X…“ Potřebné údaje se najdou v položkách panelu vlastností „Předchozí bilance“ a „Konečný zůstatek“ v shrnutí seznamu panelu vlastností. Je také možné zkontrolovat dostatek hotovosti v bilanci během roku.

    Peněžní prostředky na bankovních účtech

    Stejným způsobem jako u peněžních prostředků v hotovosti se postupuje i u peněžních prostředků na bankovních účtech, jen se změní nastavení filtru účtů na všechny bankovní účty používané pro živnost.

    Cenné papíry a peněžní vklady

    Abychom měli ve výkazu peněžních vkladů i vklady hotovosti, vyčistí se filtr účtů a do filtru sekcí se nastaví „ŽX Peněžní vklad…“. Potřebné údaje se opět najdou v položkách panelu vlastností „Předchozí bilance“ a „Konečný zůstatek“.

    Úvěry a půjčky (poskytnuté)

    Pro zjištění poskytnutých půjček se omezí sekce filtru na „ŽX poskytnuté půjčky…“ a opět lze vyčíst položky shrnutí seznamu „Předchozí bilance“ a „Konečný zůstatek“.

    U půjček u kterých není veden úvěrový účet je nutné pro správné vedení agendy založit ke každému úvěru sekci, aby bylo možné v prodejní ceně sekce půjčky udržovat dlužnou částku a zachovat tak správný finanční výsledek agendy. Příklad založené půjčky může vypadat takto:

    Úvěry a půjčky (přijaté)

    Stejným způsobem se postupuje i v případě úvěrů a půjček, jen se omezí sekce filtru na „ŽX přijaté půjčky…“. Obdobně se vedou i položky půjček, u kterých není veden úvěrový účet, a zápornými čísly prodejních cen se udržuje hodnota nesplacené půjčky:

    Pohledávky (bez půjček)

    Pro zjištění pohledávek se omezí sekce na sekce ovlivňující zisk a příjem DPH (ŽX Ovlivňující zisk…, ŽX Příjem DPH, ŽX Příjem DPH - SZ) a kategorie se omezí na zisk a DPH (Zisk…, DPH). Pohledávky se pak vypočítají z rozdílu předchozí bilance (Seznam/Shrnutí/Předchozí bilance) pro začátek daňového období a z rozdílu konečného zůstatku (Seznam/Shrnutí/Konečný zůstatek) pro konec daňového období při přepínání období podle „datumu účtu“ na podle „datumu převodu“.

    Závazky (bez úvěrů a půjček)

    Stejným způsobem jako pohledávky se zjistí i závazky. Pouze se změní nastavení filtru sekcí na „ŽX Ovlivňující zisk…, ŽX Výdej DPH, ŽX Výdej DPH - SZ“. a kategorie se omezí na „Výdaje…, DPH“.

    Výkaz příjmů a výdajů

    Pro výkaz příjmů a výdajů se omezí sekce filtru na „ŽX Ovlivňující zisk……“ a následně se omezí kategorie podle jednotlivých položek přehledu:

    Položka daňového přiznání Nastavení kategorií filtru převodů
    Příjmy
    Prodej zboží Prodej zboží…
    Prodej výrobků a služeb Prodej výrobků a služeb…
    Ostatní Ostatní zisk…
       z toho: úroky Nezdaněné úroky z vkladu…*
    Výdaje
    Nákup materiálu Nákup materiálu…
    Nákup zboží Nákup zboží…
    Mzdy Mzdy…
    Pojistné zaměstnanců Pojistné zaměstnanců…
    Provozní režie Výdaje…**
    * Od částky se nemusí odečíst „Ostatní zisk“, protože struktura kategorií odpovídá logice daňového přiznání.
    ** Od částky se musí odečíst všechny výdaje, které jsou vnořeny pod sekci výdaje. V uvedeném případě tedy všechny výše uvedené výdaje nebo zrušit výběr vnořených položek v záložce struktura vyskakovacího dialogu výběru filtru

    Částka pro daňové přiznání se získá v položce panelu vlastností „Seznam/Shrnutí/Bilance seznamu“. V položkách „Příjmy seznamu“ a „Výdaje seznamu“ jsou zohledněny i případné vratky plateb, kdy se změní pouze zdrojový a cílový účet.

    Uzávěrková úprava výdajů

    Do uzávěrkové úpravy výdajů se nakonec zahrnou odpisy dlouhodobého majetku, zůstatkovou cenu prodaného dlouhodobého majetku a poměrnou splátku leasingové akontace. Ke každé položce je možné uchovat informace v poznámce sekcí.

    Zdravotní a sociální pojištění

    Pro výpočet zaplacených záloh na zdravotní/sociální pojištění se sekce omezí na „ŽX zdravotní pojištění…“/„ŽX sociální pojištění…“, vyberou všechny převody (Ctrl+A) a pomocí tlačítka CTRL a myši se zruší výběr položek vyúčtování a případných pokut z prodlení. Výše zaplacených záloh se pak zjistí v panelu vlastností „Výběr/Shrnutí/Bilance výběru“.

    DPH

    Pro daňové přiznání k DPH se postupuje podobně jako v případě vykazování příjmů a výdajů, jen se mění zadání datumů. Pro první čtvrtletí roku 2019 se nastaví období filtru od 1.1.2019 do 1.4.2019 a změní se nastavení období podle „Datumu převodu“, protože je rozhodným datem pro daňovou povinnost den vystavení daňového dokladu a nesouvisí na rozdíl od daně z příjmů s reálným příjmem peněz. Sekce postupně omezují ve filtru na „ŽX Příjem DPH“, „ŽX Příjem DPH - SZ“, „ŽX Výdej DPH“, „ŽX Výdej DPH - SZ“. Příslušná částka do daňového přiznání se pak opět vyčte z panelu vlastností „Seznam/Shrnutí/Bilance seznamu“. Vyúčtování DPH je nutné vést pro jinou sekci (např. „ŽX Neovlivňující zisk“) nebo je z částky odečíst.

    Management podnikání

    V předchozích textu bylo popsáno řešení daňové evidence v minimalistické podobě. V následujících kapitolách bude popsáno, jak použít RollingCoin k vedení a analýze podnikání.

    Přehled projektů

    Pro možnost kontroly ziskovosti a nákladovosti jednotlivých podnikatelských projektů je možné přidat sekce zakázek např. takto:

    Strukturu je pak možné dále dělit například podle zákazníků, měsíců a podobně. Po přiřazení sekce k jednotlivým platbám a zadání konkrétní zakázky do filtru převodů nebo statistiky je možné okamžitě vidět, jak byla zakázka zisková.

    Obdobně lze postupovat při rozdělení příjmů a výdajů třeba podle poboček obchodů atp.

    Přehled příjmů

    Pro kontrolu druhu výdajů je možné rozvinout kategorie výdajů pro podnikání. Pro každý druh podnikání se vytvoří struktura právě podle typu podnikání, které jsou provozovány. Díky stromové struktuře je pak vše logicky setříděno. Pro tiskárenský provoz lze postupovat takto:

    Přehled výdajů

    Podobně jako pro příjmy je možné rozvinout kategorie výdajů podnikání. Pro již zmíněný tiskárenský provoz se dá postupovat takto:

    Zaměstnanci

    Pro zaměstnance je možné vést jejich přehled v sekcích. V poznámce sekce se o nich dají uchovávat důležité informace jako např. rodné číslo, telefonní a bankovní spojení. Do sekcí příkladu živnosti se přidají např. takto:

    A vytvoří se externí účet pro všechny zaměstnance:

    Do každé sekce zaměstnance se přidají aliasy podle identifikačních čísel, aby se automaticky rozpoznávaly platby a případně se doplní ostatní aliasy (při importu) tak, aby se všechny platby každého zaměstnance správně rozpoznávaly.

    Přehledové tabulky

    V následujících tabulkách jsou přehledně zobrazena nastavení filtrů pro odečet hodnot pro daňové přiznání.

    Výkaz o majetku a závazcích
    Položka Období Účty Sekce Kategorie Částka pro daňové přiznání
    na začátku období na konci období
    Peněžní prostředky v hotovosti Podle datumu účtu
    od prvního dne daňového období do prvního dne následujícího daňového období
    ŽX Pokladna…* Živnost X…   Seznam
    • Shrnutí
      • Předchozí bilance
    Seznam
    • Shrnutí
      • Konečný zůstatek
    Peněžní prostředky na bankovních účtech ŽX Běžné účty…
    Cenné papíry a peněžní vklady ŽX Peněžní vklad…
    Úvěry a půjčky (poskytnuté) ŽX poskytnuté půjčky…
    Úvěry a půjčky (přijaté) ŽX přijaté půjčky…
    Pohledávky (bez půjček) Podle datumu účtu
    datumu převodu
    od prvního dne daňového období do prvního dne následujícího daňového období
    ŽX Ovlivňující zisk…,
    ŽX Příjem DPH,
    ŽX Příjem DPH - SZ
    Zisk…, DPH Seznam
    • Shrnutí
      • Předchozí bilance**
    Seznam
    • Shrnutí
      • Konečný zůstatek**
    Závazky (bez úvěrů a půjček) ŽX Ovlivňující zisk…,
    ŽX Výdej DPH,
    ŽX Výdej DPH - SZ
    Výdaje…, DPH
    * včetně všech účtů používaných pro hotovostní platby pro sekci živnosti (např. soukromé kreditní karty)
    ** hodnoty daňového přiznání tvoří rozdíl hodnot pro nastavení období podle datumu účtu a podle datumu převodu
    Výkaz příjmů a výdajů
    Položka Období Účty Sekce Kategorie Částka pro daňové přiznání
    Prodej zboží Podle datumu účtu od prvního dne daňového období do prvního dne následujícího daňového období   ŽX Ovlivňující zisk… Prodej zboží… Seznam
    • Shrnutí
      • Bilance seznamu*
    Prodej výrobků a služeb Prodej výrobků a služeb…
    Ostatní Ostatní zisk…**
    z toho: úroky** Nezdaněné úroky z vkladu…
    Nákup materiálu Nákup materiálu…
    Nákup zboží Nákup zboží…
    Mzdy Mzdy…
    Pojistné zaměstnanců Kategorie…
    Provozní režie*** Výdaje…
    * od částky je nutné případně odečíst vnořené položky (jako v ***)
    ** od ostatních (příjmů) se neodečítá vnořená položka nezdaněných úroků, protože je jejich součástí
    *** od provozní režie se musí odečíst vnořené položky nákup materiálu, nákup zboží, mzdy a pojistné zaměstnanců, protože nejsou součástí provozních nákladů nebo je nutné zrušit jejich výběr v záložce struktura vyskakovacího dialogu výběru filtru
    DPH
    Položka Období Účty Sekce Kategorie Částka pro daňové přiznání
    Příjem DPH (normální sazba) Podle datumu převodu od prvního dne daňového období do prvního dne následujícího daňového období   ŽX Příjem DPH   Seznam
    • Shrnutí
      • Bilance seznamu*
    Příjem DPH (snížená sazba) ŽX Příjem DPH - SZ
    Příjem DPH (snížená sazba) ŽX Výdej DPH
    Příjem DPH (snížená sazba) ŽX Výdej DPH - SZ
    * vyúčtování DPH je nutné vést pro jinou sekci (např. „ŽX Neovlivňující zisk“) nebo je z částky odečíst